Die Schallmauer liegt bei 3,80 Euro je Quadratmeter

Büro-Mietnebenkosten
Köln, 9.05.2012 Viele Unternehmen sehen ihr Betriebsergebnis durch kontinuierlich steigende Betriebskosten für Büro- und Gewerbeflächen belastet – und das Ende der Fahnenstange scheint nicht in Sicht. Mit einer professionellen Nebenkostenanalyse lässt sich in vielen Fällen ein mehrfacher „return on invest“ erzielen: Nicht nur durch Kosten mindernde Korrektur der Abrechnungen, sondern auch durch das Aufdecken von „Kostenfallen“ im Büro.

Die Mietnebenkosten für Büroflächen sind in den letzten zehn Jahren um rund 21 Prozent gestiegen. 2011 lagen sie bei durchschnittlich 3,40 Euro pro Quadratmeter Mietfläche (NGF). Regionale Schwankungen sind bei dem Nebenkosten eher gering, deutliche Unterschiede zeigen sich aber je nach Gebäudetyp und -ausstattung. Hauptkostentreiber ist meist die Klimatechnik. Bei Hochhäusern bedingen die spezifischen technischen Anlagen höhere Kosten. Viele Glasflächen, Aufzüge und Rolltreppen sowie umfangreiche Gebäudeservices sind ebenfalls entscheidende Kostenfaktoren.

„Spätestens ab 3,80 je m² Mietfläche (NGF) sollte jeder Nutzer sehr genau hinschauen“, rät Andreas Schlote, Geschäftsführer der Luxemburger Team GmbH, die seit vielen Jahren Nebenkosten in Auftrag von gewerblichen Mietern analysiert. Das erste Problem zeige sich dabei schon bei der der Verwendung unterschiedlicher Bezugsgrößen. Werde die Mietfläche auf Basis der Bruttogeschossfläche (BGF) zugrunde gelegt anstatt auf NGF-Basis (Nettogeschossfläche) – was eigentlich Standard sein sollte – mache dies schon 0,50 €/m² Unterschied aus. So entsprechen 3,30 € auf schöngerechneter BGF-Basis schon 3,80 €/m² auf NGF-Basis.

Hauptfehler
Nebenkostenabrechnungen, weiß Schlote aus Erfahrung zu berichten, sind in sehr vielen Fällen nicht nur intransparent. „Mindestens 70 Prozent weisen Fehler auf – und die gehen überwiegend zu Lasten der Mieter. Hauptfehler sind die Umlage von nicht umlagefähigen Kosten, falscher Flächenausweis und fehlerhafte Umlageschlüssel oder gebäudebezogene Dienstleistungen werden oberhalb des Marktniveaus abgerechnet. Hinzu kommt oft eine kostentreibende Fehl-Einstellung der Gebäudetechnik.“ Da in vielen Unternehmen Zeit und Know-how für eine substanzielle Prüfung der Nebenkosten fehlten und man zudem möglichen Ärger mit dem Vermieter scheue, werde oft zähneknirchend bezahlt

Prüfung mit Substanz
Outsourcing der Nebenkostenanalyse an einen professionellen Dienstleister mit immobilienwirtschaftlichem Know-how koste zwar zunächst Geld, bringe aber in aller Regel einen mehrfachen „return on invest“: Zum einen, weil Nachforderungen abgewendet und sich oft sogar hohe Rückforderungen für zurückliegende Jahre ergeben. Zum anderen, weil einmal erarbeitete Controlling-Tools auch in den Folgejahren genutzt werden können.

Benchmark-Analyse
Ein guter Prüfer führt neben der klassischen Untersuchung eine Benchmark-Analyse durch, d. h. er überprüft die vorliegenden Daten mit den deutschlandweiten Durchschnittswerten von Vergleichsobjekten. Als erstes Ergebnis erhält der Mieter eine nachvollziehbare Aufbereitung der vorliegenden Abrechnung mit einer Kommentierung der Abweichungen, Empfehlungen zur weiteren Vorgehensweise sowie Tools für ein nachhaltiges Controlling der Nebenkosten. Auch Schriftverkehr und Verhandlungen mit dem Vermieter bis hin zum Widerspruchsmanagement können vom Dienstleister übernommen werden.

Kostenfallen im Büro
Eine fundierte Nebenkostenanalyse durch Immobilienprofis kann darüber hinaus viel über eine Fläche verraten – auch, wo sich weitere „Kostenfallen im Büro“ verstecken. Veralteter oder falsch eingestellter Technik, wie z.B. einer Energie fressende Kühlung, kommen Fachleute schnell auf die Spur und können Interventionen vorschlagen.

„Anders als Juristen, die sich in der Regel nur um die reine Nebenkostenanalyse kümmern, können Immobilienprofis mit ganzheitlicher Sichtweise auch Belegungssituationen bewerten, zu hohe Raumansprüche sowie Flächenunwirtschaftlichkeit oder veraltete Bürostrukturen zu Thema machen und Verbesserungsvorschläge erarbeiten, die Kosten senken und Arbeitsprozesse optimieren“, erläutert Andreas Schlote.

Nach den Erfahrungen der Luxemburger Team GmbH rechnet sich eine professionelle Nebenkostenanalyse für Unternehmen ab einer Fläche von ca. 300 qm fast immer und sollte zumindest alle 3-5 Jahre durchgeführt werden.

www.luxemburger-team.eu

Quelle: openPR
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